การวางแผน

การวางแผน

การวางแผนเป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างหนึ่งของการบริหาร  และเป็นกระบวนการท่ามีลักษณะของความเป็น  “ศาสตร์” และความเป็น “ศิลป์”  ผู้ที่บริหารพึงต้องมีความเข้าใจและมีทักษะ  มีความชำนาญในการนำไปใช้  จึงจะทำให้การบริหารงานบรรลุถึงวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงที่กล่าวว่าการวางแผนเป็นศาสตร์  เพราะการวางแผนมีองค์ความรู้  เป็นการเฉพาะผู้ที่บริหารและนักวางแผนจะต้องเรียนรู้  ส่วนการวางแผนเป็นศิลป์  เพราะการวางแผนเมื่อกำหนดขึ้นแล้วการนำไปปฏิบัติหรือนำไปใช้นั้นผู้บริหารจะต้องใช้เทคนิควิธีการต่าง ๆ  อย่างมาก   เพื่อผลักดันให้ทรัพยากรทุกชนิดที่ต้องใช้ในแผนได้ทำงานตามหน้าที่ของมัน  และในขณะเดียวกันผู้บริหาร  หรือผู้ใช้แผนจะต้องผสมผสานปัจจัยและสภาพแวดล้อมต่าง ๆ  เข้าด้วยกัน  เพื่อให้แผนทั้งแผนหรือโดยส่วนใหญ่ของแผนสามารถดำเนินการได้โดยจะต้องพยายามปรับแผนและสภาพแวดล้อมให้สอดคล้องกันตลอดเวลา

            การวางแผนเป็นกระบวนการที่เกี่ยวกับปัจจุบันและอนาคต   กล่าวถือ  ผลที่ปรากฏในปัจจุบันสืบเนื่องมาจากวางแผนในอดีต  และผลที่จะปรากฏในอนาคตนั้นสืบเนื่องไปจากแผนที่ได้กระทำในปัจจุบันี่ดีในอดีต  เช่น  ครูล้นงานเพราะผลิตครูออมามากเกินความจำเป็น ทั้ง ๆ ที่อัตราการเกิดของเด็กลดลงหรือบัณฑิตต้องตกงานเพราะแผนการพัฒนาเศรษฐกิจและกำลังคนไม่เป็นไปตามเป้าหมายอย่างแท้จริงหรือกรุงเทพ ฯ  ต้องประสบกับมลภาวะเป็นพิษ เป็นต้น

               ความสำเร็จใด ๆ  จะเกิดขึ้นได้ย่อมต้องอาศัยสิ่งที่เรียกว่า  “ทรัพยากร” (Resources)  ซึ่งหมายถึง  เงิน  (Mony)  วัสดุอุปกรณ์  (Materials)   กำลังคน  (Humanpower)  เวลา (Time)  พลังงาน (Energy)  และอื่น ๆ   บุคคลหรือองค์การจะไม่สามารถกระทำสิ่งใด ๆ  ได้สำเร็จ  หรือบรรลุถึงวัตถุประสงค์ถ้าปราศจากการใช้จ่ายทรัพยากร  การวางแผนเป็นการตัดสินใจเพื่อการจัดสรรทรัพยากรขององค์การ  ให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

           การวางแผนเป็น “กระบวนการ”  (Procss)   ซึ่งปรากฏด้วยกิจกรรม (Activity) ที่จะต้องกระทำกันอย่างต่อเนื่อง  และสามารถปรับให้เข้าได้กับข้อมูลที่ได้รับทั้งที่เป็นข้อมูลย้อนกลับ  (Feedback)  และข้อมูลที่มาจากกระบวนการและระบบอื่น  การวางแผนสำหรับองค์หนึ่งองค์กรใดมิใช่การะทำเพียงครั้งเดียวแล้วหยุดหรือเลิกแล้วกันไป    แต่เป็นกระบวนการที่จะต้องกระทำอย่างต่อเนื่อง  โดยให้สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทั้งภายนอกและภายในองค์การ  และบางส่วนของแผนอาจจะต้องมีการทบทวนใหม่ถ้าผลที่เกิดขึ้นขาดความสมบูรณ์หรือเป็นผลที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่คาดคิดไว้

            การวางแผนเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการใส่ข้อมูล  (Inputs)  ทรัพยากร (Resiurces)  และข่าวสาร  (Information)  ต่าง ๆ เข้าไป  และมีตัวการ  (Processor)  กระทำกับทรัพยากรและข้อมูลเหล่านั้น  และปรากฏเป็นผล  (Outputs)  ออกมาในลักษณะต่าง ๆ  ข้อมูลอันเกิดจากผลหรือที่เรียกว่าข้อมูลย้อนกลับ  (Feedbadk)  จะถูกนำไปเปรียบเทียบกับมาตรฐาน  (Standards)  ว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์  (Objiectives)  หรือไม่  ถ้าการเปรียบเทียบมีผลเป็นที่ไม่พอใจ  ข้อมูลที่ใส่เข้าไป  และตัวการในการกระทำข้อมูลจะต้องได้รับการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลง ดังแผนภูมิ

             กระบวนการวางแผนเป็นเรื่องการตัดสินใจบ่างสรรทรัพยากรหลายชนิดในปัจจุบัน  เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การประสบกับความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ในอนาคต  หรือการวางแผนเป็นกระบวนการกำหนดทางเลือกในการดำเนินงานในอนาคต  เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ขององค์การโดยวิธีการที่ให้ผลเป็นไปตามมาตฐาน  หรือใกล้เคียงกับมาตรฐานหรือวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้อย่างเหมาะและเพียงพอรวมทั้งระบุถึงวิธีการที่จะได้มาซึ่งทรัพยากรที่จำเป็นเหล่านั้นด้วย

 องค์ประกอบของการวางแผน

              โดยความหมายหรือคำจัดความของการวาแผน  จะสังเกตได้ว่าการวางแผนมีส่วนประกอบที่ได้รับการแจงโดยนัยไว้อย่างชัดเจน เช่น  ระบุถึงวิธีการดำเนินงานในการใช้ทรัพยากรการเลือกแนวทางเพื่อการปฏิบัติงาน  และการกำหนดวัตถุประสงค์ของแผนเป็นต้น

               การวางแผนที่ดีนั้น  จะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบที่ชัดเจนและมีความต่อเนื่องกันเป็นลำดับ  ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้แผนมีความเข้าใจและปฏิบัติตามแผนได้โดยง่าย  แอคคอฟฟ์  (Rusell  L. Ackiff)  จำแนกองค์ประกอบของแผนและการวางแผนไว้ดังนี้

                  1.  จุดหมาย  (Ends)  เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงวัตถุประสงค์  ความมุ่งหวัง  หรือจุดมุ่งหมายของแผนที่ได้กำหนดขึ้น  โดยอาจชี้สภาพปัญหาหรือความเป็นมาหรือภูมิหลังที่ต้องทำให้มีการวางแผน  และรวมถึงประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นจากการวางแผนนั้น

                  2.  วิธีการ  (Means)   เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงการนำข้อมูลมาวิเคราะห์  แล้วกำหนดเป็นทางเลือกไว้หลายทางเลือก  เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติให้บรรลุถึงจุดหมาย  ที่ได้กำหนดไว้แล้วเป็นองค์ประกอบแรก

                  3.  ทรัพยากร  (Resources)  เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงประเภท  ปริมาณ  และคุณภาพของทรัพยากรเช่น  คน  เงิน  วัสดุอุปกรณ์  และวิธีการที่จะต้องจัดสรรให้กับวิธีกรหรือทางเลือกที่ได้กำหนดไว้

                  4.  การนำแผนไปใช้  (Implementation )  เป็นองค์ประกอบที่ระบถึงวิธีการหรือการตัดสินใจเพื่อเลือกเลือกทางเลือกหรือแนวทางที่ดีที่สุดในการปฏิบัติให้เป็นไปตามแผนและวัตถุประสงค์ของแผนซึ่งได้กำหนดไว้ทางเลือกในการดำเนินงานจะต้องมีลักษณะที่ประหยัดและให้ผลประโยชน์ที่เหมาะสม  จึงจะถือว่าเป็นทางเลือกและการดำเนินงานที่ดี

                   5.   การควบคุม  (Control)   เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงการตรวจสอบและการประเมินผลการดำเนินงานของแผนว่าเป็นไปด้วยดีมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด  มีปัญหาอุปสรรคอย่างไรบ้าง  และมีการปรับปรุงหรือหาทางปรับปรุงแก้ไขอย่างไร  การควบคุมจะต้องเป็นไปทุกขั้นตอนทุกระยะการดำเนินงานและเป็นไปอย่างต่อเนื่อง

              สตรอบ  (Joseph T. Straub)  อธิบายถึงองค์ประกอบที่มีผลต่อความสำเร็จของแผน  โดยชี้ให้เห็นว่าองค์การทุกองค์การเมื่อกำหนดแผนงานขึ้นแล้ว  ต่างมุ่งหวังที่จะทำให้แผนงานนั้นบรรลุถึงความสำเร็จตามที่ปรารถนา  ซึ่งปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของแผนได้แก่การจัดทำแผนหรือร่างแผนไว้อย่างรอบคอบ  การชี้แจงแผนเพื่อให้เกิดความเข้าใจ  การปรับแผนให้ยืดหยุ่นเพื่อให้สามารถดำเนินการได้  การนำแผนไปใช้และการควบคุมการดำเนินงานของแผน  แต่ละปัจจัยหรือแต่ละองค์ประกอบมีรายละเอียดดังนี้

                  1.  การจัดร่างทำงานแผน (Design)  หมายถึง  การจัดร่างแผนงานให้มีรายละเอียดที่สามารถดำเนินการได้โดยบ่งชี้อย่างชัดเจนว่า   แผนงานนั้นเป็นแผนอะไร  ต้องการทำอะไร  ทำอย่างไร  ใครเป็นผู้รับผิดชอบที่จะต้องทำ  และแผนงานนั้นจะเริ่มทำเมื่อใดและที่ไหน

                   2.  การชี้แจงแผน  (Communication)  เมื่อแผนได้รับกรจัดทำหรือร่างขี้นเป็นที่เรียบร้อยแล้ว  แผนนั้นจะต้องได้รับการชี้แจงให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบและเข้าใจโดยละเอียด  การชี้แจงแผนให้เป็นที่เข้าใจ  ย่อมทำให้แผนนั้นได้รับการยอมรับ  การสนับสนุน  และง่ายต่อการปฏิบัติ

                   3.  การปรับแผน  (Flexibility)   เมื่อแผนได้ถูกชี้แจงให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบแล้วหากปรากฏว่าเกิดการวิพากษ์วิจารณ์และผู้เกี่ยวข้องได้ชี้ให้เห็นถึงความบกพร่อง  หรือมีการท้วงติงเสนอแนะ  หรือคาดว่าจะมีปัญหาเกิดขึ้น  แผนนั้นจะต้องได้รับการปรับปรุงหรือให้มีการยืดหยุ่นในการนำไปใช้เพราะหากไม่ปรับแผนให้มีความยืดหยุ่นแล้ว  จะเป็นสาเหตุอย่างสำคัญทำให้แผนเกิดความล้มเหลว   อันจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่หน่วยงานได้

                    4.   การนำแผนไปใช้  (Implementation)   เมื่อแผนได้รับการปรับปรุงแล้ว  แผนก็จะถูกนำไปใช้ปฏิบัติเพื่อให้ได้ผลตามที่ประสงค์   อย่างไรก็ดีแผนจะบรรลุถึงความสำเร็จมากน้อยเพียงใด   ฝ่ายบริหารจะต้องให้การสนับสนุนทั้งกำลังคน   กำลังทรัพย์  และรวมถึงกำลังใจของผู้บริหารเองอย่างต่อเนื่อง

                   5.   การควบคุมแผน  (Comtrol)  เมื่อแผนนำไปใช้แล้ว  ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะต้องติดตามตรวจสอบ  และประเมินผลว่าการดำเนินงานตามแผนในแต่ละขั้นตอนมีปัญหาอุปสรรคใด ๆ หรือไม่   หากพบปัญหาจากจุดหนึ่งจุดใดในกระบวนการ   ปัญหานั้นจะต้องได้รับการแก้ไขโดยทันท่วงที  รวมทั้งจะต้องรับฟังข้อเสนอแนะต่าง ๆ   เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานของแผนให้ดียิ่งขึ้นการวางแผนเป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างหนึ่งของการบริหาร  และเป็นกระบวนการท่ามีลักษณะของความเป็น  “ศาสตร์” และความเป็น “ศิลป์”  ผู้ที่บริหารพึงต้องมีความเข้าใจและมีทักษะ  มีความชำนาญในการนำไปใช้  จึงจะทำให้การบริหารงานบรรลุถึงวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงที่กล่าวว่าการวางแผนเป็นศาสตร์  เพราะการวางแผนมีองค์ความรู้  เป็นการเฉพาะผู้ที่บริหารและนักวางแผนจะต้องเรียนรู้  ส่วนการวางแผนเป็นศิลป์  เพราะการวางแผนเมื่อกำหนดขึ้นแล้วการนำไปปฏิบัติหรือนำไปใช้นั้นผู้บริหารจะต้องใช้เทคนิควิธีการต่าง ๆ  อย่างมาก   เพื่อผลักดันให้ทรัพยากรทุกชนิดที่ต้องใช้ในแผนได้ทำงานตามหน้าที่ของมัน  และในขณะเดียวกันผู้บริหาร  หรือผู้ใช้แผนจะต้องผสมผสานปัจจัยและสภาพแวดล้อมต่าง ๆ  เข้าด้วยกัน  เพื่อให้แผนทั้งแผนหรือโดยส่วนใหญ่ของแผนสามารถดำเนินการได้โดยจะต้องพยายามปรับแผนและสภาพแวดล้อมให้สอดคล้องกันตลอดเวลา

            การวางแผนเป็นกระบวนการที่เกี่ยวกับปัจจุบันและอนาคต   กล่าวถือ  ผลที่ปรากฏในปัจจุบันสืบเนื่องมาจากวางแผนในอดีต  และผลที่จะปรากฏในอนาคตนั้นสืบเนื่องไปจากแผนที่ได้กระทำในปัจจุบันี่ดีในอดีต  เช่น  ครูล้นงานเพราะผลิตครูออมามากเกินความจำเป็น ทั้ง ๆ ที่อัตราการเกิดของเด็กลดลงหรือบัณฑิตต้องตกงานเพราะแผนการพัฒนาเศรษฐกิจและกำลังคนไม่เป็นไปตามเป้าหมายอย่างแท้จริงหรือกรุงเทพ ฯ  ต้องประสบกับมลภาวะเป็นพิษ เป็นต้น

              สตรอบ  (Joseph T. Straub)  อธิบายถึงองค์ประกอบที่มีผลต่อความสำเร็จของแผน  โดยชี้ให้เห็นว่าองค์การทุกองค์การเมื่อกำหนดแผนงานขึ้นแล้ว  ต่างมุ่งหวังที่จะทำให้แผนงานนั้นบรรลุถึงความสำเร็จตามที่ปรารถนา  ซึ่งปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของแผนได้แก่การจัดทำแผนหรือร่างแผนไว้อย่างรอบคอบ  การชี้แจงแผนเพื่อให้เกิดความเข้าใจ  การปรับแผนให้ยืดหยุ่นเพื่อให้สามารถดำเนินการได้  การนำแผนไปใช้และการควบคุมการดำเนินงานของแผน  แต่ละปัจจัยหรือแต่ละองค์ประกอบมีรายละเอียดดังนี้

                  1.  การจัดร่างทำงานแผน (Design)  หมายถึง  การจัดร่างแผนงานให้มีรายละเอียดที่สามารถดำเนินการได้โดยบ่งชี้อย่างชัดเจนว่า   แผนงานนั้นเป็นแผนอะไร  ต้องการทำอะไร  ทำอย่างไร  ใครเป็นผู้รับผิดชอบที่จะต้องทำ  และแผนงานนั้นจะเริ่มทำเมื่อใดและที่ไหน

                   2.  การชี้แจงแผน  (Communication)  เมื่อแผนได้รับกรจัดทำหรือร่างขี้นเป็นที่เรียบร้อยแล้ว  แผนนั้นจะต้องได้รับการชี้แจงให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบและเข้าใจโดยละเอียด  การชี้แจงแผนให้เป็นที่เข้าใจ  ย่อมทำให้แผนนั้นได้รับการยอมรับ  การสนับสนุน  และง่ายต่อการปฏิบัติ

                   3.  การปรับแผน  (Flexibility)   เมื่อแผนได้ถูกชี้แจงให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบแล้วหากปรากฏว่าเกิดการวิพากษ์วิจารณ์และผู้เกี่ยวข้องได้ชี้ให้เห็นถึงความบกพร่อง  หรือมีการท้วงติงเสนอแนะ  หรือคาดว่าจะมีปัญหาเกิดขึ้น  แผนนั้นจะต้องได้รับการปรับปรุงหรือให้มีการยืดหยุ่นในการนำไปใช้เพราะหากไม่ปรับแผนให้มีความยืดหยุ่นแล้ว  จะเป็นสาเหตุอย่างสำคัญทำให้แผนเกิดความล้มเหลว   อันจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่หน่วยงานได้

                    4.   การนำแผนไปใช้  (Implementation)   เมื่อแผนได้รับการปรับปรุงแล้ว  แผนก็จะถูกนำไปใช้ปฏิบัติเพื่อให้ได้ผลตามที่ประสงค์   อย่างไรก็ดีแผนจะบรรลุถึงความสำเร็จมากน้อยเพียงใด   ฝ่ายบริหารจะต้องให้การสนับสนุนทั้งกำลังคน   กำลังทรัพย์  และรวมถึงกำลังใจของผู้บริหารเองอย่างต่อเนื่อง

                   5.   การควบคุมแผน  (Comtrol)  เมื่อแผนนำไปใช้แล้ว  ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะต้องติดตามตรวจสอบ  และประเมินผลว่าการดำเนินงานตามแผนในแต่ละขั้นตอนมีปัญหาอุปสรรคใด ๆ หรือไม่   หากพบปัญหาจากจุดหนึ่งจุดใดในกระบวนการ   ปัญหานั้นจะต้องได้รับการแก้ไขโดยทันท่วงที  รวมทั้งจะต้องรับฟังข้อเสนอแนะต่าง ๆ   เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานของแผนให้ดียิ่งขึ้น

ขอขอบคุณ

https://www.gotoknow.org/posts/459524