วันพุธที่ 9 มกราคม พ.ศ. 2562

การจัดการงานอาชีพ

การจัดการงานอาชีพ




การจัดการ หมายถึง เป็นคำที่นิยมใช้เกี่ยวกับการทำธุรกิจซึ่งต่างจากคำว่าการบริหารที่ดำเนินงาน การจัดการ หรือปฏิบัติงานของหน่วยงานภาครัฐในบางครั้งอาจใช้คำว่าการบริหารจัดการสำหรับคำว่าการจัดการส่วนใหญ่นิยมใช้ในภาคธุรกิจที่มีวัตถุประสงค์เพื่อแสวงหาผลกำไรเป็นหลัก คำว่าการจัดการหมายถึง อะไรและมีความสำคัญอย่างไรต่อองค์กรธุรกิจ im2market มีคำตอบ




การจัดการ หมายถึง ?

การจัดการ หรือ Management หมายถึง กระบวนการทำงานหรือกิจกรรมที่กลุ่มบุคคลในองค์กร ร่วมกันทำงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามแนวทางที่กำหนดไว้ 5 ขั้นตอนประกอบด้วย การวางแผน การจัดองค์การ การบังคับบัญชาสั่งการ การประสานงาน และการควบคุม

ความสำคัญของการจัดการ

กระบวนการทำงานหรือการจัดการมีความสำคัญต่อองค์กรธุรกิจ เพราะทุกขั้นตอนมีผลต่อ ความสำเร็จที่จะทำให้เกิดผลกำไรและช่วยให้องค์กรธุรกิจสามารถดำเนินการต่อไปได้ นอกจากนี้กระบวนการจัดการยังเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ที่ต้องรู้จักนำมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ เนื่องจากแต่ละ องค์กรมีปัจจัยความสำเร็จที่แตกต่างกัน



กระบวนการในการจัดการ

การวางแผน การวางแผนหรือ Planning หมายถึงการพิจารณากำหนดแนวทางการทำงานให้ บรรลุเป้าหมาย โดยเกิดจากการใช้ดุลพินิจคาดการณ์ล่วงหน้าเพื่อเป็นแนวทางการการทำงานในอนาคต
การจัดองค์การ การจัดองค์การหรือ Organizing หมายถึง การจัดระเบียบหรือโครงสร้างของการ ทำงานภายในองค์กรให้เป็นระบบระเบียบและอยู่ในส่วนประกอบที่เหมาะสม เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์และช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จได้เร็วขึ้น
การบังคับบัญชาสั่งการ หรือ Commanding หมายถึง ภาระหน้าที่ของผู้บริหารในการใช้ความสามารถชักจูงหรือหว่านล้อมผู้ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติงานตามคำสั่ง จนสามารถทำให้องค์กรบรรลุผลสำเร็จได้
การประสานงาน หรือ Coordinating หมายถึง การจัดให้ทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรทำงานประสานสัมพันธ์สอดคล้องเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน เพื่อให้การดำเนินงานราบรื่นและบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ
การควบคุม หรือ Controlling หมายถึง กระบวนการทำงานเริ่มตั้งแต่การกำหนดมาตรฐาน การแก้ไขการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาตลอดจนการดำเนินงานตามแผน และการประเมินแผนเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
โดยสรุป การจัดการ (Management) ก็คือกระบวนการต่างๆในการทำให้องค์กรธุรกิจประสบความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมี 5 ขั้นตอนตั้งแต่การวางแผน การจัดการองค์การ การบังคับบัญชาสั่งการ การประสานงานและการควบคุม เป็นเครื่องมือสำคัญ โดยมีทักษะของผู้บริหารหรือเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จ นั้นเอง



บทความแนะนำ
การจัดการโลจิสติกส์ (Logistics management)
การจัดการเชิงกลยุทธ์ (Strategic Management)
การจัดการสารสนเทศ (Information Management)
การจัดการทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management)
การจัดการความรู้ รูปแบบกลยุทธ์สู่ความสำเร็จ / ความหมายของการจัดการ
การจัดการ คือ เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการทรัพยากร



ขอขอบคุณ
https://www.im2market.com/2015/06/20/1449

การวางแผน

การวางแผน


การวางแผนเป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างหนึ่งของการบริหาร  และเป็นกระบวนการท่ามีลักษณะของความเป็น  “ศาสตร์” และความเป็น “ศิลป์”  ผู้ที่บริหารพึงต้องมีความเข้าใจและมีทักษะ  มีความชำนาญในการนำไปใช้  จึงจะทำให้การบริหารงานบรรลุถึงวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงที่กล่าวว่าการวางแผนเป็นศาสตร์  เพราะการวางแผนมีองค์ความรู้  เป็นการเฉพาะผู้ที่บริหารและนักวางแผนจะต้องเรียนรู้  ส่วนการวางแผนเป็นศิลป์  เพราะการวางแผนเมื่อกำหนดขึ้นแล้วการนำไปปฏิบัติหรือนำไปใช้นั้นผู้บริหารจะต้องใช้เทคนิควิธีการต่าง ๆ  อย่างมาก   เพื่อผลักดันให้ทรัพยากรทุกชนิดที่ต้องใช้ในแผนได้ทำงานตามหน้าที่ของมัน  และในขณะเดียวกันผู้บริหาร  หรือผู้ใช้แผนจะต้องผสมผสานปัจจัยและสภาพแวดล้อมต่าง ๆ  เข้าด้วยกัน  เพื่อให้แผนทั้งแผนหรือโดยส่วนใหญ่ของแผนสามารถดำเนินการได้โดยจะต้องพยายามปรับแผนและสภาพแวดล้อมให้สอดคล้องกันตลอดเวลา

            การวางแผนเป็นกระบวนการที่เกี่ยวกับปัจจุบันและอนาคต   กล่าวถือ  ผลที่ปรากฏในปัจจุบันสืบเนื่องมาจากวางแผนในอดีต  และผลที่จะปรากฏในอนาคตนั้นสืบเนื่องไปจากแผนที่ได้กระทำในปัจจุบันี่ดีในอดีต  เช่น  ครูล้นงานเพราะผลิตครูออมามากเกินความจำเป็น ทั้ง ๆ ที่อัตราการเกิดของเด็กลดลงหรือบัณฑิตต้องตกงานเพราะแผนการพัฒนาเศรษฐกิจและกำลังคนไม่เป็นไปตามเป้าหมายอย่างแท้จริงหรือกรุงเทพ ฯ  ต้องประสบกับมลภาวะเป็นพิษ เป็นต้น

               ความสำเร็จใด ๆ  จะเกิดขึ้นได้ย่อมต้องอาศัยสิ่งที่เรียกว่า  “ทรัพยากร” (Resources)  ซึ่งหมายถึง  เงิน  (Mony)  วัสดุอุปกรณ์  (Materials)   กำลังคน  (Humanpower)  เวลา (Time)  พลังงาน (Energy)  และอื่น ๆ   บุคคลหรือองค์การจะไม่สามารถกระทำสิ่งใด ๆ  ได้สำเร็จ  หรือบรรลุถึงวัตถุประสงค์ถ้าปราศจากการใช้จ่ายทรัพยากร  การวางแผนเป็นการตัดสินใจเพื่อการจัดสรรทรัพยากรขององค์การ  ให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

           การวางแผนเป็น “กระบวนการ”  (Procss)   ซึ่งปรากฏด้วยกิจกรรม (Activity) ที่จะต้องกระทำกันอย่างต่อเนื่อง  และสามารถปรับให้เข้าได้กับข้อมูลที่ได้รับทั้งที่เป็นข้อมูลย้อนกลับ  (Feedback)  และข้อมูลที่มาจากกระบวนการและระบบอื่น  การวางแผนสำหรับองค์หนึ่งองค์กรใดมิใช่การะทำเพียงครั้งเดียวแล้วหยุดหรือเลิกแล้วกันไป    แต่เป็นกระบวนการที่จะต้องกระทำอย่างต่อเนื่อง  โดยให้สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทั้งภายนอกและภายในองค์การ  และบางส่วนของแผนอาจจะต้องมีการทบทวนใหม่ถ้าผลที่เกิดขึ้นขาดความสมบูรณ์หรือเป็นผลที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่คาดคิดไว้

            การวางแผนเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการใส่ข้อมูล  (Inputs)  ทรัพยากร (Resiurces)  และข่าวสาร  (Information)  ต่าง ๆ เข้าไป  และมีตัวการ  (Processor)  กระทำกับทรัพยากรและข้อมูลเหล่านั้น  และปรากฏเป็นผล  (Outputs)  ออกมาในลักษณะต่าง ๆ  ข้อมูลอันเกิดจากผลหรือที่เรียกว่าข้อมูลย้อนกลับ  (Feedbadk)  จะถูกนำไปเปรียบเทียบกับมาตรฐาน  (Standards)  ว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์  (Objiectives)  หรือไม่  ถ้าการเปรียบเทียบมีผลเป็นที่ไม่พอใจ  ข้อมูลที่ใส่เข้าไป  และตัวการในการกระทำข้อมูลจะต้องได้รับการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลง ดังแผนภูมิ

             กระบวนการวางแผนเป็นเรื่องการตัดสินใจบ่างสรรทรัพยากรหลายชนิดในปัจจุบัน  เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การประสบกับความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ในอนาคต  หรือการวางแผนเป็นกระบวนการกำหนดทางเลือกในการดำเนินงานในอนาคต  เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ขององค์การโดยวิธีการที่ให้ผลเป็นไปตามมาตฐาน  หรือใกล้เคียงกับมาตรฐานหรือวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้อย่างเหมาะและเพียงพอรวมทั้งระบุถึงวิธีการที่จะได้มาซึ่งทรัพยากรที่จำเป็นเหล่านั้นด้วย


 องค์ประกอบของการวางแผน

              โดยความหมายหรือคำจัดความของการวาแผน  จะสังเกตได้ว่าการวางแผนมีส่วนประกอบที่ได้รับการแจงโดยนัยไว้อย่างชัดเจน เช่น  ระบุถึงวิธีการดำเนินงานในการใช้ทรัพยากรการเลือกแนวทางเพื่อการปฏิบัติงาน  และการกำหนดวัตถุประสงค์ของแผนเป็นต้น

               การวางแผนที่ดีนั้น  จะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบที่ชัดเจนและมีความต่อเนื่องกันเป็นลำดับ  ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้แผนมีความเข้าใจและปฏิบัติตามแผนได้โดยง่าย  แอคคอฟฟ์  (Rusell  L. Ackiff)  จำแนกองค์ประกอบของแผนและการวางแผนไว้ดังนี้

                  1.  จุดหมาย  (Ends)  เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงวัตถุประสงค์  ความมุ่งหวัง  หรือจุดมุ่งหมายของแผนที่ได้กำหนดขึ้น  โดยอาจชี้สภาพปัญหาหรือความเป็นมาหรือภูมิหลังที่ต้องทำให้มีการวางแผน  และรวมถึงประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นจากการวางแผนนั้น

                  2.  วิธีการ  (Means)   เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงการนำข้อมูลมาวิเคราะห์  แล้วกำหนดเป็นทางเลือกไว้หลายทางเลือก  เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติให้บรรลุถึงจุดหมาย  ที่ได้กำหนดไว้แล้วเป็นองค์ประกอบแรก

                  3.  ทรัพยากร  (Resources)  เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงประเภท  ปริมาณ  และคุณภาพของทรัพยากรเช่น  คน  เงิน  วัสดุอุปกรณ์  และวิธีการที่จะต้องจัดสรรให้กับวิธีกรหรือทางเลือกที่ได้กำหนดไว้

                  4.  การนำแผนไปใช้  (Implementation )  เป็นองค์ประกอบที่ระบถึงวิธีการหรือการตัดสินใจเพื่อเลือกเลือกทางเลือกหรือแนวทางที่ดีที่สุดในการปฏิบัติให้เป็นไปตามแผนและวัตถุประสงค์ของแผนซึ่งได้กำหนดไว้ทางเลือกในการดำเนินงานจะต้องมีลักษณะที่ประหยัดและให้ผลประโยชน์ที่เหมาะสม  จึงจะถือว่าเป็นทางเลือกและการดำเนินงานที่ดี

                   5.   การควบคุม  (Control)   เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงการตรวจสอบและการประเมินผลการดำเนินงานของแผนว่าเป็นไปด้วยดีมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด  มีปัญหาอุปสรรคอย่างไรบ้าง  และมีการปรับปรุงหรือหาทางปรับปรุงแก้ไขอย่างไร  การควบคุมจะต้องเป็นไปทุกขั้นตอนทุกระยะการดำเนินงานและเป็นไปอย่างต่อเนื่อง

              สตรอบ  (Joseph T. Straub)  อธิบายถึงองค์ประกอบที่มีผลต่อความสำเร็จของแผน  โดยชี้ให้เห็นว่าองค์การทุกองค์การเมื่อกำหนดแผนงานขึ้นแล้ว  ต่างมุ่งหวังที่จะทำให้แผนงานนั้นบรรลุถึงความสำเร็จตามที่ปรารถนา  ซึ่งปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของแผนได้แก่การจัดทำแผนหรือร่างแผนไว้อย่างรอบคอบ  การชี้แจงแผนเพื่อให้เกิดความเข้าใจ  การปรับแผนให้ยืดหยุ่นเพื่อให้สามารถดำเนินการได้  การนำแผนไปใช้และการควบคุมการดำเนินงานของแผน  แต่ละปัจจัยหรือแต่ละองค์ประกอบมีรายละเอียดดังนี้

                  1.  การจัดร่างทำงานแผน (Design)  หมายถึง  การจัดร่างแผนงานให้มีรายละเอียดที่สามารถดำเนินการได้โดยบ่งชี้อย่างชัดเจนว่า   แผนงานนั้นเป็นแผนอะไร  ต้องการทำอะไร  ทำอย่างไร  ใครเป็นผู้รับผิดชอบที่จะต้องทำ  และแผนงานนั้นจะเริ่มทำเมื่อใดและที่ไหน

                   2.  การชี้แจงแผน  (Communication)  เมื่อแผนได้รับกรจัดทำหรือร่างขี้นเป็นที่เรียบร้อยแล้ว  แผนนั้นจะต้องได้รับการชี้แจงให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบและเข้าใจโดยละเอียด  การชี้แจงแผนให้เป็นที่เข้าใจ  ย่อมทำให้แผนนั้นได้รับการยอมรับ  การสนับสนุน  และง่ายต่อการปฏิบัติ

                   3.  การปรับแผน  (Flexibility)   เมื่อแผนได้ถูกชี้แจงให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบแล้วหากปรากฏว่าเกิดการวิพากษ์วิจารณ์และผู้เกี่ยวข้องได้ชี้ให้เห็นถึงความบกพร่อง  หรือมีการท้วงติงเสนอแนะ  หรือคาดว่าจะมีปัญหาเกิดขึ้น  แผนนั้นจะต้องได้รับการปรับปรุงหรือให้มีการยืดหยุ่นในการนำไปใช้เพราะหากไม่ปรับแผนให้มีความยืดหยุ่นแล้ว  จะเป็นสาเหตุอย่างสำคัญทำให้แผนเกิดความล้มเหลว   อันจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่หน่วยงานได้

                    4.   การนำแผนไปใช้  (Implementation)   เมื่อแผนได้รับการปรับปรุงแล้ว  แผนก็จะถูกนำไปใช้ปฏิบัติเพื่อให้ได้ผลตามที่ประสงค์   อย่างไรก็ดีแผนจะบรรลุถึงความสำเร็จมากน้อยเพียงใด   ฝ่ายบริหารจะต้องให้การสนับสนุนทั้งกำลังคน   กำลังทรัพย์  และรวมถึงกำลังใจของผู้บริหารเองอย่างต่อเนื่อง

                   5.   การควบคุมแผน  (Comtrol)  เมื่อแผนนำไปใช้แล้ว  ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะต้องติดตามตรวจสอบ  และประเมินผลว่าการดำเนินงานตามแผนในแต่ละขั้นตอนมีปัญหาอุปสรรคใด ๆ หรือไม่   หากพบปัญหาจากจุดหนึ่งจุดใดในกระบวนการ   ปัญหานั้นจะต้องได้รับการแก้ไขโดยทันท่วงที  รวมทั้งจะต้องรับฟังข้อเสนอแนะต่าง ๆ   เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานของแผนให้ดียิ่งขึ้นการวางแผนเป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างหนึ่งของการบริหาร  และเป็นกระบวนการท่ามีลักษณะของความเป็น  “ศาสตร์” และความเป็น “ศิลป์”  ผู้ที่บริหารพึงต้องมีความเข้าใจและมีทักษะ  มีความชำนาญในการนำไปใช้  จึงจะทำให้การบริหารงานบรรลุถึงวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงที่กล่าวว่าการวางแผนเป็นศาสตร์  เพราะการวางแผนมีองค์ความรู้  เป็นการเฉพาะผู้ที่บริหารและนักวางแผนจะต้องเรียนรู้  ส่วนการวางแผนเป็นศิลป์  เพราะการวางแผนเมื่อกำหนดขึ้นแล้วการนำไปปฏิบัติหรือนำไปใช้นั้นผู้บริหารจะต้องใช้เทคนิควิธีการต่าง ๆ  อย่างมาก   เพื่อผลักดันให้ทรัพยากรทุกชนิดที่ต้องใช้ในแผนได้ทำงานตามหน้าที่ของมัน  และในขณะเดียวกันผู้บริหาร  หรือผู้ใช้แผนจะต้องผสมผสานปัจจัยและสภาพแวดล้อมต่าง ๆ  เข้าด้วยกัน  เพื่อให้แผนทั้งแผนหรือโดยส่วนใหญ่ของแผนสามารถดำเนินการได้โดยจะต้องพยายามปรับแผนและสภาพแวดล้อมให้สอดคล้องกันตลอดเวลา


            การวางแผนเป็นกระบวนการที่เกี่ยวกับปัจจุบันและอนาคต   กล่าวถือ  ผลที่ปรากฏในปัจจุบันสืบเนื่องมาจากวางแผนในอดีต  และผลที่จะปรากฏในอนาคตนั้นสืบเนื่องไปจากแผนที่ได้กระทำในปัจจุบันี่ดีในอดีต  เช่น  ครูล้นงานเพราะผลิตครูออมามากเกินความจำเป็น ทั้ง ๆ ที่อัตราการเกิดของเด็กลดลงหรือบัณฑิตต้องตกงานเพราะแผนการพัฒนาเศรษฐกิจและกำลังคนไม่เป็นไปตามเป้าหมายอย่างแท้จริงหรือกรุงเทพ ฯ  ต้องประสบกับมลภาวะเป็นพิษ เป็นต้น

              สตรอบ  (Joseph T. Straub)  อธิบายถึงองค์ประกอบที่มีผลต่อความสำเร็จของแผน  โดยชี้ให้เห็นว่าองค์การทุกองค์การเมื่อกำหนดแผนงานขึ้นแล้ว  ต่างมุ่งหวังที่จะทำให้แผนงานนั้นบรรลุถึงความสำเร็จตามที่ปรารถนา  ซึ่งปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของแผนได้แก่การจัดทำแผนหรือร่างแผนไว้อย่างรอบคอบ  การชี้แจงแผนเพื่อให้เกิดความเข้าใจ  การปรับแผนให้ยืดหยุ่นเพื่อให้สามารถดำเนินการได้  การนำแผนไปใช้และการควบคุมการดำเนินงานของแผน  แต่ละปัจจัยหรือแต่ละองค์ประกอบมีรายละเอียดดังนี้

                  1.  การจัดร่างทำงานแผน (Design)  หมายถึง  การจัดร่างแผนงานให้มีรายละเอียดที่สามารถดำเนินการได้โดยบ่งชี้อย่างชัดเจนว่า   แผนงานนั้นเป็นแผนอะไร  ต้องการทำอะไร  ทำอย่างไร  ใครเป็นผู้รับผิดชอบที่จะต้องทำ  และแผนงานนั้นจะเริ่มทำเมื่อใดและที่ไหน

                   2.  การชี้แจงแผน  (Communication)  เมื่อแผนได้รับกรจัดทำหรือร่างขี้นเป็นที่เรียบร้อยแล้ว  แผนนั้นจะต้องได้รับการชี้แจงให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบและเข้าใจโดยละเอียด  การชี้แจงแผนให้เป็นที่เข้าใจ  ย่อมทำให้แผนนั้นได้รับการยอมรับ  การสนับสนุน  และง่ายต่อการปฏิบัติ

                   3.  การปรับแผน  (Flexibility)   เมื่อแผนได้ถูกชี้แจงให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบแล้วหากปรากฏว่าเกิดการวิพากษ์วิจารณ์และผู้เกี่ยวข้องได้ชี้ให้เห็นถึงความบกพร่อง  หรือมีการท้วงติงเสนอแนะ  หรือคาดว่าจะมีปัญหาเกิดขึ้น  แผนนั้นจะต้องได้รับการปรับปรุงหรือให้มีการยืดหยุ่นในการนำไปใช้เพราะหากไม่ปรับแผนให้มีความยืดหยุ่นแล้ว  จะเป็นสาเหตุอย่างสำคัญทำให้แผนเกิดความล้มเหลว   อันจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่หน่วยงานได้

                    4.   การนำแผนไปใช้  (Implementation)   เมื่อแผนได้รับการปรับปรุงแล้ว  แผนก็จะถูกนำไปใช้ปฏิบัติเพื่อให้ได้ผลตามที่ประสงค์   อย่างไรก็ดีแผนจะบรรลุถึงความสำเร็จมากน้อยเพียงใด   ฝ่ายบริหารจะต้องให้การสนับสนุนทั้งกำลังคน   กำลังทรัพย์  และรวมถึงกำลังใจของผู้บริหารเองอย่างต่อเนื่อง

                   5.   การควบคุมแผน  (Comtrol)  เมื่อแผนนำไปใช้แล้ว  ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะต้องติดตามตรวจสอบ  และประเมินผลว่าการดำเนินงานตามแผนในแต่ละขั้นตอนมีปัญหาอุปสรรคใด ๆ หรือไม่   หากพบปัญหาจากจุดหนึ่งจุดใดในกระบวนการ   ปัญหานั้นจะต้องได้รับการแก้ไขโดยทันท่วงที  รวมทั้งจะต้องรับฟังข้อเสนอแนะต่าง ๆ   เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานของแผนให้ดียิ่งขึ้น



ขอขอบคุณ
https://www.gotoknow.org/posts/459524

การพัฒนางาน




การพัฒนางาน




ที่เด่นชัดของผู้บริหารคือ ต้องมีผู้ใต้บังคับบัญชา”
จากนิยามของผู้บริหารข้างต้นไม่อาจทำให้เราเข้าใจภาพรวมของการบริหารทั้งหมด จำเป็นต้องศึกษาหน้าที่ของบริหาร (The Functions of Management) ซึ่งผู้บริหารมีหน้าที่หลักดังนี้

1) การวางแผน (Planning) โดยการตั้งเป้าหมายและหาวิธีการเพื่อนำการบรรลุเป้าหมาย (Setting performance objectives and deciding how to achieve them) และที่สำคัญแต่ละเป้าหมายของแต่ละแผนกต้องสอดคล้องและเกี่ยวเนื่องกันกับเป้าหมายขององค์กร ซึ่งต้องใช้การวางแผนเชิงกลยุทธ์ในแต่ละลำดับชั้น (Strategic Planning)

2) การจัดองค์กร (Organizing) โดยการเตรียมการด้านงาน คน และทรัพยากรอื่น ๆ เพื่อทำงานให้สำเร็จ (Arranging task, people and other resources to accomplish the work) ซึ่งทำให้เกิด Organization Structure & Organization Chart ซึ่งเป็นการทำงานร่วมกันระหว่าง Line Manager กับ HR Manager เพื่อกำหนดประเภทของคนที่ต้องการและช่วงเลาที่ต้องการ

3) การนำ (Leading) โดยการกระตุ้นและสร้างแรงบันดาลใจให้คนทุ่มเททำงานเพื่อบรรลุศักยภาพที่สูงขึ้น (Inspiring people to work hard to achieve high performance) ดังนั้นการแสดงออกด้านภาะความเป็นผู้นำและการจูงใจด้วยทฤษฎีจูงใจต่าง ๆ (Leadership & Motivation Theory) จึงต้องถูกนำมาปรับใช้ผ่านการสื่อสารเชิงประสิทธิภาพ (Effective Communication)

4) การควบคุม (Controlling) เพื่อให้การวางแผนเป็นไปอย่างที่ต้องการ จำเป็นต้องมีการวัดผลการปฏิบัติงานและดำเนินการปรับแก้เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการ (Measuring performance and taking action to ensure desired results) และการควบคุมยังเกี่ยวข้องประเด็นอื่น ๆ ที่ต้องถูกควบคุมโดยเฉพาะสภาพแวดล้อมภายใน (Internal Environment) เพื่อให้องค์กรดำเนินธุรกิจได้อย่างสะดวกราบรื่น

 “นอกจากหน้าที่ด้าน POLC ของผู้บริหาร ผู้บริหารที่ดีต้องเข้าใจบทบาทที่ต้องแสดงออกในตำแหน่งผู้บริหาร”
โดยปกติแล้วสามารถแบ่งบทบาทออกได้ 3 กลุ่มดังนี้

1) บทบาทด้านความสัมพันธ์ระหว่าบุคคล (Interpersonal Roles) ผู้บริหารควรมีปฏิสัมพันธ์อย่างไรกับคนในองค์กร โดยแสดงออกด้านภาวะผู้นำ (Leadership) ต่อผู้ใต้บังคับบัญชาในหน่วยงานของตนเอง และด้านการประสานงาน (Liaison) เพื่อให้การทำงานภายในองค์กรราบรื่น

2) บทบาทด้านข้อมูลข่าวสาร (Informational Roles) ผู้บริหารควรจัดการกับข้อมูลอย่างไรเพื่อเกิดประโยชน์ต่อหน่วยงานตนเอง โดยแสดงออกด้านการตรวจสอบ (Monitor) ทั้งภายในและภายนอกองค์กร และด้านการกระจายข่าวสาร (Disseminator) ให้กับสมาชิกภายในองค์กรทราบ

3) บทบาทด้านการตัดสินใจ (Decisional Roles) ผู้บริหารควรใช้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจอย่างไร โดยแสดงออกด้านการเป็นผู้ประกอบการ (Entrepreneur) ด้วยการค้นหาโอกาสและความได้เปรียบทางการแข่งขัน (Competitive Advantage), ด้านการแก้ปัญหา (Disturbance Handler) ด้วยการรับผิดชอบต่อการเผชิญหน้ากับปัญหาสำคัญขององค์กร, ด้านการจัดสรรทรัพยากร (Resource Allocator) และด้านการเจรจาต่อรอง (Negotiator)




เมื่อเราทราบว่าผู้บริหารคือใคร มีหน้าที่อะไรบ้างในการบริหาร และต้องแสดงบทบาทอย่างไรในตำแหน่งบริหาร จึงต้องกำหนดทักษะสำคัญของผู้บริหารยุค 4.0 ที่ควรมีในศตวรรษที่ 21 โดยปกติเราแบ่ง 3 กลุ่มความสามารถเพื่อกำหนด 15 ทักษะดังนี้

1) ความสามารถด้านเทคนิค (Technical Competency) โดยปกติแล้วผู้บริหารระดับต้นต้องมีทักษะด้านนี้มากกว่าผู้บริหารระดับกลางและสูง และต้องมีความรู้และความสามารถในการทำงานมากกว่าผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อจะได้สอนและควบคุมการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เทคนิคด้านนี้เน้นความสามารถที่จะปฏิบัติงานเฉพาะด้านอันเกี่ยวข้องกับวิธีการหรือกระบวนการใด ๆ เพื่อทำให้กิจกรรมประจำวันเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นทักษะสำคัญของผู้จัดการยุค 4.0 ในด้านเทคนิคมีดังนี้

ทักษะในสายวิชาชีพ (Technical or Professional Expertise) ผู้ที่จะมาเป็นผู้บริหารได้ต้องมีความสามารถในสายงานที่อยู่ในความรับผิดชอบของตนเองก่อน เมื่อมีผู้ใต้บังคับบัญชาจึงสามารถสอนงาน ควบคุมงาน แก้ปัญหา และให้คำปรึกษาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าทักษะด้านนี้น้อยเกินไป ปัญหาที่ตามคือการควบคุมงาน การแก้ปัญหา และการให้คำปรึกษาจะไม่มีประสิทธิภาพ ส่งผลต่อมุมมองของผู้ใต้บังคับบัญชาต่อผู้จัดการในด้านภาวะผู้นำ (อ่านต่อ...“บทความการบริหารการเติบโตทางอาชีพ”)
ทักษะการสอนงานและพัฒนาคน (Develops Others) ผู้บริหารต้องมีความสามารถในการสอนงาน พัฒนาคนให้เกิดความรู้ ทักษะ และความสามารถที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน (KSA) ทักษะนี้มีความสำคัญอย่างมากในการช่วยแบ่งเบาภาระความรับผิดชอบของผู้บริหารด้วยการมอบหมายงาน (อ่านต่อ...“บทความเทคนิคการสอนงานอย่างง่าย ๆ”)
ทักษะการวางแผนงาน (Planning Skill) ผู้บริหารต้องมีความสามารถในการวางแผนงานกลยุทธ์เพื่อนำไปสู่การวางแผนงานประจำวัน (Daily planning) ต้องเข้าใจถึงความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน เข้าใจถึงความแตกต่างระหว่างงานพัฒนา งานที่ต้องสำเร็จ งานที่ไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายองค์กร เป็นต้น เพื่อการใส่กิจกรรมลงในแผนงานเกิดประสิทธิภาพที่สุด (อ่านต่อ...“บทความการบริหารเวลาด้วยความคิดเชิงกลยุทธ์”)
ทักษะการมอบหมายงาน (Delegation Skill) ถ้าผู้บริหารสอนงานเก่ง การมอบหมายงานจะไม่เป็นเรื่องยาก เนื่องจากวัตถุประสงค์ของการสอนงานคือ การแบ่งเบาภาระงานและการพัฒนาคนในหน่วยงาน ซึ่งการสอนงานจะสร้างความรู้ ทักษะ และความสามารถ (KSA) ให้เกิดแก่ผู้ปฏิบัติงานนั่นเอง (อ่านต่อ...“บทความวิเคราะห์ลูกน้องก่อนมอบหมายงาน”)
“ดังนั้นผู้บริหารจึงจำเป็นต้องรู้ KSA และรู้ภาวะผู้นำภายในตัวของพนักงานแต่ละคน ซึ่งจะช่วยให้การมอบหมายงานเกิดประสิทธิภาพสูงทั้งส่วนบุคคลและทีมงาน”
ทักษะดิจิทัล (Digital Skill) เป็นหัวใจสำคัญของการขับเคลื่อนภาคธุรกิจไปสู่ยุค 4.0 เพราะสภาพแวดล้อมการทำงานในอนาคตจะไม่ใช่การทำงานระหว่างคนกับคนเป็นหลัก แต่รูปแบบการทำงานจะเปลี่ยนไปสู่คนกับอุปกรณ์ที่ควบคุมด้วยระบบดิจิทัล โดยข้อเท็จจริงผู้บริหารที่อายุมากขึ้น ทักษะด้านดิจิทัลจะลดลง และเราไม่สามารถหนีกระแสดิจิทัลได้อย่างแน่นอน ดังนั้นผู้บริหารควรเตรียมการรับมือกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต โดยการกำหนดกลยุทธ์รองรับที่เหมาะสม (อ่านต่อ...“บทความอย่าหนีกระแส แต่จงเปิดใจเรียนรู้”)
2) ความสามารถด้านคน (Human Competency) สามารถเรียกอีกอย่างว่าทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ ซึ่งทักษะนี้มีความสำคัญกับผู้บริหารทุกระดับเท่ากัน ในแต่ละทักษะด้านนี้จะอยู่ในลำดับต้น ๆ ของทักษะที่ผู้บริหารยุค 4.0 ควรมีดังนี้

ทักษะการคัดเลือกทีมงาน (Team Selection) ผู้จัดการมีความรู้ในระบบงาน (System) รู้องค์ประกอบของงานในกระบวนการ จึงรู้ลักษณะงานว่าเป็นอย่างไร? (Job Description) ต้องมีงานที่ต้องปฏิบัติอะไรบ้าง (Tasks) ความรับผิดชอบที่ต้องมีในงาน (Responsibilities) และหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติของงาน (Duties) และรู้ว่าต้องการคนประเภทไหน? (Job Specification) มารองรับงาน โดยการวิเคราะห์ทักษะที่ต้องการในงานด้วยการประเมินความรู้ ทักษะ และความสามารถ (KSA) ทั้งหมดที่กล่าวมาผู้จัดการ (Line Manager) ต้องรู้เพื่อการคัดเลือกทีมงานที่มีประสิทธิภาพ โดยการทำงานประสานกับ HR Manager และผลเสียของการคัดเลือกที่ไม่มีประสิทธิภาพคือ เสียเวลา เสียเงิน ฯลฯ ซึ่งทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่ควรให้เกิดขึ้น (อ่านต่อ...“บทความการคัดเลือกพนักงานให้ตรงตามความต้องการ”)
ทักษะการสร้างแรงบันดาลใจและกระตุ้นผู้อื่น (Inspire and Motivate Others) ความแตกต่างระหว่างผู้จัดการตามตำแหน่ง (Position Power) กับผู้จัดการแบบผู้นำ (Personal Power) คือแบบแรกเน้นการมีอำนาจเหนือกว่าตามสายบังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชาถูกกระตุ้นให้ทำงานด้วยความกลัว ไม่มีการสร้างแรงบันดาลใจหรือไม่มีวิธีการกระตุ้นให้อยากทุ่มเททำงาน ส่วนแบบหลังเน้นการสร้างภาวะความเป็นผู้นำในตัวผู้จัดการ ผู้ใต้บังคับบัญชาถูกกระตุ้นให้ทำงานด้วยความนิยมชมชอบในตัวผู้จัดการ (Referent Power) ซึ่งหนึ่งในความชื่นชมในตัวผู้จัดการคือ ความสามารถสร้างแรงบันดาลใจและการกระตุ้นผู้ใต้บังคับบัญชาให้เกิดพลังงานเชิงบวก เช่น การให้ข้อคิดในการทำงาน การพัฒนาตนเองในการทำงาน หรือการเป็นแบบอย่างที่ดีในการทำงาน เป็นต้น (อ่านต่อ...“บทความการสร้างแรงบันดาลใจและกระตุ้นลูกน้องอย่างถูกวิธี”)
ทักษะการสื่อสารสร้างพลังงานบวก (Powerful Communication) ผู้จัดการต้องมีความสามารถในการสื่อสารเพื่อสร้างพลังงานบวก ประเด็นนี้มีความแตกต่างจากการสร้างแรงบันดาลใจและกระตุ้นผู้อื่น โดยการมองไปที่บทบาทของผู้จัดการในด้านการกระจายข่าวสาร (Disseminator) ให้กับสมาชิกภายในองค์กรหรือหน่วยงานทราบ เช่น ผลจากการประชุมพบว่ามีความจำเป็นต้องปรับลดเงินเดือน 5% ด้วยเหตุผลด้านความอยู่รอดขององค์กร ผู้จัดการที่ดีเมื่อนำข่าวสารนี้มาบอกแก่ลูกน้องในทีมต้องสื่อสารด้วยความถูกต้อง สร้างความเข้าใจให้เกิดขึ้น บอกกล่าวความจำเป็นที่เกิดขึ้น และข้อดีข้อเสียต่าง ๆ เพื่อให้ทีมงานปรับตัวและมีกำลังใจทำงานต่อไป ไม่ใช่สื่อสารว่าองค์กรเอาเปรียบ ไม่ใช่ความผิดของทีมเรา ทีมขายต่างหากที่ไม่มีประสิทธิภาพ ถ้าอย่างนี้ความวุ่นวายจะเพิ่มมากขึ้นแน่นอน (อ่านต่อ...“บทความสื่อสารด้วยหลักการโค้ช”)
ทักษะการทำงานเป็นทีม (Teamwork) ผู้จัดการต้องรับผิดชอบความสำเร็จของงานด้วยการอาศัยลูกน้อง ดังนั้นการสร้างทีมงานให้ทำงานร่วมมือกันอย่างลงตัวจึงจำเป็น ความสามารถและความสำเร็จของทีมตั้งต้นจากตัวผู้จัดการ ผู้จัดการต้องรับผิดชอบการสร้างระบบและผลักดันให้คนปฏิบัติตามระบบ พัฒนาคนให้มีความสามารถเข้ากันได้กับความต้องการของระบบ เป็นผู้นำที่ดีในการบริหารความขัดแย้งที่เกิดจากระบบ และสื่อสารให้ทุกคนทราบถึงความต้องการหรือเป้าหมายที่ต้องการทีม ทั้งหมดเป็นหลักการสำคัญของการทำงานเป็นทีมที่อยู่ในความรับผิดชอบของผู้จัดการ (อ่านต่อ...“บทความสร้างทีมประสิทธิภาพด้วยระบบงาน”)
ทักษะการสร้างความสัมพันธ์ (Relation Building) ผู้จัดการต้องรับผิดชอบความสำเร็จของงานด้วยการอาศัยลูกน้องในทีม แต่อย่าลืมว่าทีมของเราไม่ได้โดดเดี่ยวหรือมีทีมเดียวในองค์กร องค์กรประสบความสำเร็จต้องอาศัยหลายทีมงาน เช่น ทีมผลิต, ทีมขาย, ทีมซ่อมบำรุง เป็นต้น ดังนั้นแต่ละทีมหลักต้องประสานงานร่วมกันให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น ดังนั้นในฐานะเจ้าบ้าน (ผู้จัดการของทีม) ต้องรู้จักสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างทีม ให้เกิดภาวะหรือบรรยายกาศของการช่วยเหลือเกื้อกูลกัน (อ่านต่อ...“บทความการจัดการกับความขัดแย้งในองค์กร”)
3) ความสามารถด้านการคิดและตัดสินใจ (Conceptual and Decision Competency) ผู้จัดการยุค 4.0 ทุกระดับต้องมีความสามารถด้านนี้ และจะยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเมื่ออยู่ในสายการบริหารที่สูงขึ้น





ทักษะความคิดเชิงระบบ (System Thinking) ผู้จัดการต้องสามารถมองเห็นองค์กรในภาพรวม โดยไม่แยกส่วน และเห็นความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่าง ๆ การมองลักษณะนี้เป็นการคำนึงถึงสภาพแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกองค์กร เพื่อวิเคราะห์ประเด็นต่าง ๆ อันนำไปสู่การได้เปรียบทางการแข่งขัน (Competitive Advantage) และคำนึงถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นต่อส่วนต่าง ๆ จากการตัดสินใจแก้ปัญหาในประเด็นสำคัญ ซึ่งการใช้ทักษะความคิดเชิงระบบให้เกิดประโยชน์มากที่สุด ผู้จัดการต้องรู้จักเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการคิดต่าง ๆ ด้วย (อ่านต่อ...“บทความความคิดเชิงระบบกับการแก้ปัญหาและตัดสินใจ”)
ทักษะด้านความคิดเชิงกลยุทธ์ (Strategic Management) มีคำกล่าวว่า “รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง” อาจเรียกได้ว่าเป็นกลยุทธ์สำรวจตนเองและคู่แข่ง โดยมีเครื่องมือสนับสนุนคือ SWOT Analysis ผู้จัดการยุค 4.0 ต้องมีทักษะด้านนี้ค่อนข้างสูง เนื่องจากเราไม่ได้อยู่ในยุคที่ไร้คู่แข่งหรือเป็นผู้ผลิตแต่เพียงผู้เดียว (Monopoly) ซึ่งผลิตอะไรก็ขายได้ แต่เราอยู่ในยุคที่องค์กรต้องแข่งขันทางด้านต้นทุน สินค้าต้องมีคุณภาพ การมีนวัตกรรมใหม่ การเงินที่มั่นคง บุคลากรต้องมีความสามารถ และอื่น ๆ ซึ่งทั้งหมดเกี่ยวข้องกับการจัดสรรทรัพยากรอันมีจำกัดในองค์กร นำไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กรในด้านต่าง ๆ เช่น กำไร (เป้าหมายสูงสุด), ภาพลักษณ์ต่อความรับผิดชอบต่อชุมชนและสภาพแวดล้อม, การตอบแทนสังคม เป็นต้น (อ่านต่อ...“บทความความคิดเชิงกลยุทธ์กับการบริหารงาน”)
 “ความคิดกลยุทธ์จะวิเคราะห์ว่าทำไมควรทำ และควรทำอะไร ที่ไหน อย่างไร บนทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด”
ทักษะการแก้ปัญหาและตัดสินใจ (Problem Solving and Decision Making) ในแต่ละส่วนของกระบวนการก่อเกิดระบบ แต่ละส่วนที่ปฏิบัติงานย่อมมีปัญหาเกิดขึ้นได้ ผู้จัดการต้องมีทักษะการแก้ปัญหา และก่อนการแก้ปัญหาต้องเข้าใจและมีความชัดเจนต่อปัญหาที่เกิดขึ้น (Frame the Issue Properly) ซึ่งเป็นประเด็นที่สำคัญที่สุด เพราะมีผลสืบเนื่องต่อไปถึงการพัฒนาทางเลือกแก้ปัญหา ส่วนการตัดสินใจเกิดขึ้นหลังจากได้ผ่านการประเมินแต่ละทางเลือก แล้วจึงทำการเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด (อ่านต่อ...“บทความการคิดแก้ปัญหาและตัดสินใจ”)
ทักษะการบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management) การประเมินผู้ใต้บังคับบัญชาที่ขาดหลักวิชาการที่ถูกต้องมีผลเสียหลายด้าน เช่น การตัดสินใจขึ้นเงินเดือนผิด, ขาดแผนปรับปรุงประสิทธิภาพการปฏิบัติงานทั้ง ๆ ที่ควรจะมี, การจัดการแก้ปัญหาพนักงานไม่ตรงประเด็น เป็นต้น ผลที่ตามมาอาจเสียพนักงานที่มีความสามารถไปโดยไม่ตั้งใจ ดังนั้นผู้จัดการยุค 4.0 ต้องมีความรู้ด้านการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Appraisal) เพื่อนำผลจากการประเมินนั้นมาบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management) ให้เกิดประสิทธิภาพใน 3 ประเด็นหลักคือ 1) การตัดสินใจทางการบริหารด้านเงินเดือนและการเลื่อนตำแหน่ง 2) การพัฒนาแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน 3) การจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นกับตัวพนักงาน (อ่านต่อ...“บทความการประเมินผลการปฏิบัติงาน”)
ทักษะการวัดผลปฏิบัติงานองค์กร (Performance Measurement) ผู้จัดการต้องรู้สถานะองค์กรตามความเป็นจริง โดยการทราบผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นด้วยการวัดผลการปฏิบัติงานองค์กร ซึ่งการวัดผลการปฏิบัติงานองค์กรที่มีประสิทธิภาพต้องเกิดจากการออกแบบที่เหมาะสม และการนำผลการดำเนินงานขององค์กรที่เกิดขึ้นเป็นหน้าที่ของผู้จัดการว่าจะนำไปใช้อย่างไรให้เกิดผลลัพธ์ที่ต้องการต่อมา เช่น ถ้าผลการดำเนินงานในแผนกบริการแจ้งว่ามีการร้องเรียนเกิดขึ้นจากความไม่พอใจพนักงานบริการเป็นจำนวนมาก ถือว่าสัญญาณเตือนภัยเกิดขึ้นแล้ว ผู้จัดการต้องกำหนดกลยุทธ์เพื่อดำเนินการแก้ไข หรือผลการดำเนินงานออกมาแล้วเป็นเลิศ ผู้จัดการต้องพิจารณาเรื่องการให้รางวัลพนักงานตามความเหมาะสม เป็นต้น ดังนั้นผู้จัดการยุค 4.0 ต้องออกแบบการวัดผลการปฏิบัติงานองค์กรได้ และสามารถนำผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นไปใช้บริหารงานต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ (อ่านต่อ...“บทความการวัดผลการปฏิบัติงานองค์กร”)


ขอขอบคุณ
https://bananatraining.com/ดูบทความ-53033-แนวคิดการพัฒนาองค์กร.html